Теплообменные аппараты ТТАИ
Сочетают в себе преимущества кожухотрубных и пластинчатых теплообменников без их недостатков.
РосТепло.ru - Информационная система по теплоснабжению
РосТепло.ру - всё о теплоснабжении в России

Автоматизированная система «Корпоративный архив» как инструмент оперативного доступа к электронному фонду технической документации

М.Л. Никитина, начальник отдела внедрения информационных систем Управления корпоративных информационных систем, ОАО «Теплосеть Санкт-Петербурга»,
А.П. Лубанец, директор по развитию, ЗАО «Лаборатория модульной автоматизации», г. Санкт-Петербург

Введение

ОАО «Теплосеть Санкт-Петербурга» взяла курс на внедрение инновационных технологий в своей повседневной работе. Весной 2011 года было принято решение об автоматизации архивного делопроизводства, результатом которого стало внедрение автоматизированной системы «Корпоративный архив».

На момент старта проекта хранение технической документации было рассредоточено, основная часть находилась в Центральном архиве, кроме того в каждом из районов был собственный архив, часть технической документации находилась в ветхом состоянии.

Основная цель проекта, которую необходимо было достичь, – автоматизировать процесс ведения архивного делопроизводства, перевести часть ветхой технической документации в электронный вид и обеспечить оперативный доступ производственному персоналу к документации на удаленных местах работы.

Основные задачи проекта, которые были поставлены перед началом проекта:

1. Централизация учета и хранения технической документации.

2. Перевод документации в электронный вид.

3. Предоставление оперативному персоналу удобного и быстрого доступа к электронному Архиву, в режиме 24 на 7.

4. Обеспечение защиты копий технической документации, путем использования технологии нанесения водяных знаков «Собственность ОАО «Теплосеть Санкт-Петербурга».

5. Проведение мониторинга востребованности документации».

О ходе выполнения проекта

До старта проекта сотрудниками предприятия был разработан внутренний регламент бизнес-процесса «Управление архивом» с описанием самого процесса с помощью инструментария ARIS. Этот документ мы взяли за основу, это была наша отправная точка

Далее было принято решение о запуске проекта. Отдел внедрения информационных систем ОАО «Теплосеть Санкт-Петербурга» и подрядная организация ЗАО «ЛМА» начали проработку вопроса автоматизации с разработки и утверждения Технического задания на выполнение работ.

Длительность проекта была полгода, с июня по декабрь 2011 года.

Ключевые Функциональные заказчики предприятия – Отдел документационного обеспечения и Эксплуатационные районы.

В течение периода с июня по октябрь мы прошли процесс от проектирования и тестирования до запуска системы в эксплуатацию. После ввода системы в эксплуатацию было проведено обучение порядка 100 пользователей системы. Предложения, которые высказываются Функциональными заказчиками и пользователями, анализируются и выполняются в рамках сопровождения системы.

Полученные результаты

Достигнуты следующие основные результаты проекта:

· Сотрудникам эксплуатационных районов обеспечен оперативный доступ к технической документации в электронном виде в режиме 24 на 7;

· Сотрудникам архива и делопроизводителям предоставлен удобный автоматизированный инструмент для управления процессом архивного делопроизводства;

· Обеспечена защита копий технической документации (использование технологии нанесения водяных знаков «Собственность ОАО «Теплосеть Санкт-Петербурга»).

Сканирование ветхих документов осуществляется на специальном бесконтактном фотографическом сканере, что исключает физическое воздействие на документ и обеспечивает его сохранность сканировании. После сканирования документы помещаются в Систему корпоративного архива в соответствии с принятым на предприятии классификатором объектов тепловых сетей. На текущий момент 7000 чертежей переведено в электронный вид и загружено в систему, объем хранимой документации составляет 2 Тб.

Система обрабатывает каждый документ специальным образом для того, чтобы обеспечить быстроту доступа и легкость при просмотре. Таким образом, пользователи, работающие удаленно на ограниченном интернет-канале могут без проблем работать даже с файлами графических изображений большого объема (600-700 Мб), открытие файла 500Мб за пять секунд.

Помимо контура хранения и просмотра технических документов система обладает учетным контуром, который автоматизирует процессы архивного дела на предприятии: помогает сотрудникам подразделений формировать номенклатуру, сдаточные и внутренние описи, а сотрудникам архива принимать дела и контролировать движение документов – выдачу во временное пользование, их уничтожение и перемещение. Пользователи при этом могут контролировать процесс выполнения поданной ими заявки.

Перспективы развития проекта

Определены следующие ключевые задачи по развитию в 2012 году АС «Корпоративный архив» в ОАО «Теплосеть Санкт-Петербурга»:

1. Обеспечить оперативный доступ производственно-техническому персоналу к технической документации непосредственно на местах проведения работ через мобильные устройства;

2. Объединить топологию тепловых сетей с электронными образами технической документации для обеспечения доступа к ним в Геоинформационной системе;

3. Перевести в электронный вид часть архивного фонда ветхой технической документации путем бесконтактного фотосканирования.

Никитина М.Л., Лубанец А.П., Автоматизированная система "Корпоративный архив" как инструмент оперативного доступа к электронному фонду технической документации

Источник: Журнал "Новости теплоснабжения" №1 (137), 2012 г., www.ntsn.ru

Оставить комментарий

Тематические закладки (теги)

Тематические закладки - служат для сортировки и поиска материалов сайта по темам, которые задают пользователи сайта.

Похожие статьи: